09 июля 2018

Как организовать эффективную работу, если сотрудники находятся в разных местах?

«Удалёнка» в вопросах и ответах

Если вам вдруг приходилось срочно расширять штат сотрудников, то вы точно знаете, что вас ждёт: расходы на новую мебель, покупка компьютеров, телефонов, а если стол некуда ставить, то ещё и дополнительные траты на помещение. Однако сейчас всё это — аренда, покупка оборудования — становится не обязательным для малого и среднего бизнеса. Развернуть рабочие места можно удалённо, позволив сотрудникам работать из дома за своими компьютерами. При этом им не придётся терять время на дорогу, а общение останется таким же эффективным, как если бы они сидели за соседними столами. О том, как всё устроить, читайте в нашем тексте.

Как понять, какие сотрудники могут работать на «удалёнке»?

  • Полевые работники в продажах (торговые представители, агенты по продажам, мерчандайзеры) — облачные сервисы помогут им быстро получить доступ к актуальному прайс-листу, свежим коммерческим предложениям, размещённым в облаке.
  • Проектная команда в маркетинге или PR (аналитики, event-менеджеры, копирайтеры, журналисты) — не обязательно сидеть вместе, чтобы совместно редактировать смету или материал, ведь документы могут править одновременно несколько сотрудников со своих устройств и обсуждать правки по Skype.
  • Тренеры и эксперты в HR, юриспруденции, закупках (консультанты, коучи, адвокаты, преподаватели, бизнес-тренеры) — им требуется быстрый доступ к своему архиву из любой локации, желательно прямо со смартфона. Облачное хранилище и мобильный интернет сделают так, чтобы документы, презентации, статистика, справочники всегда находились под рукой.

Что такое облачные программы и зачем они нужны?

Давайте разберёмся на примере Office 365. Это подписка, которая включает в себя доступ к привычным приложениям Office (Word, Excel, PowerPoint) и место в облачном хранилище. Такая подписка позволяет работать не только с личного ПК, но и с других устройств: планшета или телефона (до пяти устройств одновременно). Office 365 полностью закрывает сразу несколько бизнес-потребностей, позволяет экономить, быстро добавлять и сокращать количество рабочих мест, ведь подписку на программы можно продлять каждый месяц.

Как общаться с сотрудником, если его нет рядом?

Теперь для общения «вживую» нет необходимости куда-то ехать. Skype для бизнеса позволяет решать любые вопросы из любого места. Если к нему добавить отчётность, к которой есть общий доступ, то вы сможете контролировать и важные показатели, и нагрузку на сотрудника.

Преимущества совещания по Skype с использованием общих файлов в защищённом облаке:
  • Аудио- и видеосвязь позволит отлично видеть и слышать друг друга.

  • Чат можно использовать для заметок в ходе обсуждения и устраивать мозговой штурм.

  • Показ рабочего стола позволит продемонстрировать все необходимые документы и файлы, не прерывая разговор.

Эти же функции можно использовать и для общения с клиентами. При помощи «Skype для бизнеса» можно проводить конференции, мини-семинары, вести переговоры, подключая к ним до 250 человек. Очень удобно собирать своих клиентов и рассказывать о продукции, привлекать экспертов, проводить консультации и продавать дополнительные сервисы. При этом не тратиться на аренду помещения, фуршет и командировочные.

Если в команде много сотрудников, как можно облегчить работу с бесконечными версиями документов?

Выход — безопасное облачное хранилище и совместное редактирование с компьютера, планшета или смартфона. Сотрудники могут одновременно заниматься одним документом, а в облаке всегда будет лежать свежий файл со всеми новыми правками. Никому не нужно пересылать файлы по почте и ждать новых изменений. Имея подписку на Office 365, вы сможете хранить в облаке 1 ТБ данных. Всё это позволит офису работать быстрее, а бизнесу становиться эффективнее.

Как быть с корпоративной почтой, если сотрудники работают из дома? Не могут же они писать клиентам с бесплатных сервисов.

Заведите почту на корпоративном домене для всех сотрудников компании. Если не знаете, как это сделать, или у вас нет в штате айтишника, обратитесь к специалистам. В МТС помогут установить виртуальный сервер, настроят учётные записи Exchange, и корпоративная почта будет работать из любого места, где есть интернет.

Как обеспечить сохранность информации и доступ к ней, если сотрудник уволился или в отпуске?

Мы живём во времена, когда информация играет важную роль в нашей жизни. Любая ваша идея может попасть в руки конкурента, а последствия могут быть не самыми приятными. Поэтому всем документам и файлам необходима защита. При увольнении, отпуске или больничном сотрудника сохранность документов гарантируется тем, что данные находятся в облаке, а не на ПК сотрудника.

С чего начать настройку работы удалённых сотрудников?

Можете обратиться к МТС — мы поможем организовать работу удалённой команды и по одному запросу подключим интернет, дадим одно бесплатное рабочее место в облаке и скидку на подключение новых рабочих мест. Вы сэкономите силы и время и будете защищены от спама и вирусов. Оплачивать услуги можно будет прямо со счёта мобильного телефона, что очень удобно, так как не придётся специально ходить в банк или отслеживать дату списания платежа.

Подписка на новости

Новое и лучшее