28 июля 2016

Небесная канцелярия

Как облачные сервисы решают бизнес-задачи

Что объединяет ресторан, завод и стартап? Их сотрудникам, чтобы компания стабильно приносила прибыль, нужно выполнять ряд типовых задач – отвечать на сообщения электронной почты, начислять зарплату, управлять активами, ставить задачи и контролировать их своевременное выполнение. Все эти действия не должны зависеть от местонахождения сотрудников или ограничений IT-систем, со всем можно справиться с помощью облачных сервисов. Что такое «облака» для бизнеса, почему это не страшно, удобно и доступно, мы уже рассказывали. Теперь разберемся, как «облака» могут помочь компаниям решать их рутинные бизнес-задачи.

Вам письмо

Без такого набора программ не обходится ни один офисный компьютер будь он от Microsoft или от Apple. Мы все ими используем, многие – несколько раз в день. Да, речь о пакете Microsoft Office для чтения электронной почты, работы с таблицами, редактирования текстов, создания презентаций – Outlook, Excel, Word, PowerPoint. Очень часто скорость решения рабочей задачи зависит лишь от того, есть ли под рукой у нас «офис», на рабочем ли мы месте.

С облачными решениями Microsoft Office 365 даже при появлении очень срочных и экстра-важных вопросов по бюджету совершенно не обязательно вызывать бухгалтера в выходной день, просить сотрудника задерживаться на работе вечером. Microsoft Office 365 работает «в облаке», то есть и сами программы, и сама информация находятся не на компьютере в офисе, а на территориально распределенных серверах, подключенных к общей сети данных, поэтому они доступны в любое время и в любом месте практически на всех устройствах, которые способны подключаться к интернету.

oblaka_1

В результате сотрудники могут решать задачи в режиме 24/7, рабочие процессы не прерываются, а предприятие экономит на оборудовании рабочих мест, ведь персонал может работать удаленно. И для сотрудника «облака» – глоток свежего воздуха, ведь он больше не привязан к офису, свободен и мобилен. Кроме удобства и экономии на оборудовании рабочих мест, «облачный софт» это еще и избавление от лишнего серверного оборудования и специалистов, обслуживающих IT-инфраструктуру. И покупать новые версии программ больше не придётся – они обновляются автоматически, при этом сбои в работе, как и потеря информации, практически исключены (резервные копии хранятся на надежно защищенных серверах).

Кроме электронной почты и программ для работы с документами в Microsoft Office 365 есть облачное хранилище, где эти документы всегда и отовсюду доступны, а также знакомый всем Skype в версии для бизнеса. В зависимости от ваших нужд можно остановиться на простых пакетах, где есть только облачные версии инструментов, или на пакетах с устанавливаемыми на компьютер программами. Либо выбрать пакеты, где есть и то, и то. Пакеты для малого и среднего бизнеса подойдут для небольших организаций (до 300 сотрудников), а пакеты для крупных предприятий не имеют ограничений по количеству сотрудников и содержат самые мощные и полные версии инструментов и программ.

С глазу на глаз

Общаться с коллегами и клиентами давно можно не только лично или по телефону, но и при помощи, например, Skype для Бизнеса. Он специально создан для общения по рабочим задачам и входит в состав Microsoft Office 365. А можно воспользоваться и специализированными сервисами для организации вебинаров, встреч рабочих групп или презентаций продуктов с участием нескольких десятков человек. В «облаках» на такой случай есть VideoMost. Организатору потребуется учетная запись, а участнику – только ссылка на веб-страницу. Зайти в виртуальный конференц-зал можно с любого мобильного устройства.

oblaka_2

Эффект для бизнеса: сокращение расходов на командировки и не нужно тратиться на дорогое оборудование для видеоконференций. Управленцы среднего звена получают инструмент для оперативного решения рабочих вопросов, а сотрудники – возможность увеличить число встреч с подрядчиками и клиентами. Видео HD-качества можно принять на ПК, смартфон или планшет, что также очень удобно.

Облачный иммунитет

Безопасность IT в бизнесе – это тот самый вопрос, в котором лучше перестараться, чем недоработать. Защитить технику, программное обеспечение и данные компании поможет Kaspersky Small Office Security. Через этих «стражей» не проходят ни вирусы, ни спам, им не страшны хакерские атаки. Руководитель получает возможность тотального контроля с единого пульта управления безопасностью IT-компании – защиту всех рабочих станций можно централизованно настроить с одного компьютера. На нем же можно изучить, каким образом тратит рабочее время персонал, кто сидит на работе в «Одноклассниках», кто читает журналы, кто выбирает тур в Грецию.

Сотрудники могут позволить себе быть менее бдительными в вопросах сохранения данных и резервного копирования – после соответствующей настройки Kaspersky Small Office Security делает «бэкап» за пользователя. Более того, положившись на менеджера паролей, можно забыть и кошмар c бумажками, на которых большая часть из нас имеет привычку писать сакральные комбинации для доступа к корпоративным учетным записям. Сервис, во-первых, поможет вам подобрать надежное сочетание, а во-вторых, сохранит ее и автоматически заполнит за вас формы на сайтах. Напомним, что сохранять пароли на устройствах и в приложениях, не защищенных антивирусом, небезопасно: под ударом хакеров и корпоративная информация, и личные данные пользователя.

oblaka_3

Реально-виртуально

Физический сервер или виртуальный, эмуляция и настоящее «железо» – у современного специалиста по IT-инфраструктуре компании сегодня есть выбор. Очевидно, что они оба одинаково подходят для решения типовых задач. Выбор в пользу физического сервера может объясняться только особыми требованиями к аппаратному оборудованию или программам. Если таковых нет, а препятствием для переезда компании в «облака» является только собственный страх, мол, железную коробку я вижу, а виртуальная неизвестно где, мы его развеем.

Во-первых, виртуальный сервер не требует ресурсов на его содержание – техническое обслуживание, электроэнергию, аренду помещения, охрану и прочее. Эти хлопоты берет на себя поставщик, который специализируется на работе с серверами и, как говорится, собаку на этом съел. Во-вторых, с виртуальным сервером не нужно тратиться на дополнительное оборудование и закупать его впрок: увеличение или уменьшение мощностей происходит по запросу и может занять всего несколько минут. Виртуальный сервер не сломается, не износится и не устареет. И главное: платить вам придется только за реально используемые ресурсы.

oblaka_4

Облачные сервисы управляются в интуитивно понятном личном кабинете с любого устройства и через все популярные браузеры последних версий даже человеком, не обладающим глубокими знаниями в IT. Компания получает надежно работающую систему, менеджмент избавляется от головной боли при закупках и обслуживании «железа».

Мы перечислили только некоторые из продуктов и сервисов на основе облачных технологий, которые помогают бизнесу ускорить, облегчить, упростить и сделать эффективнее рутинные процессы в компании. Выбрать подходящее вашей компании «облако» можно, например, на сайте МТС «Легкий офис».

Подписка на новости

Новое и лучшее